Stap voor stap

Stap 1: Jouw drempel overwinnen

Contact opnemen is moeilijk. Heel moeilijk. Rouwers ervaren vaak een hoge drempel om contact op te nemen. Zorg dat dit zo makkelijk mogelijk verloopt.

Kanaal: Laat de cliënt kiezen (aanmeldformulier op de website, e-mail, WhatsApp of telefoon).

Jouw reactie: Reageer binnen 24 tot 48 uur. Toon direct empathie, maar houd het kort.

Doel: Plan een kort, vrijblijvend (telefonisch) kennismakingsgesprek in (15–20 minuten).

Stap 2: Een vrijblijvende kennismakingsgesprek

Dit gesprek is bedoeld om te voelen of er een 'klik' is van beide kanten.

Luisteren: Vraag kort naar de situatie ("Kun je me in het kort vertellen wat er is gebeurd en waar je tegenaan loopt?").

Verwachtingen managen: Leg kort uit hoe jij werkt (bijvoorbeeld: "Ik fix het verdriet niet, maar ik loop met je mee").

Praktisch: Bespreek de tarieven, eventuele vervoerskosten (bij sessies aan huis) en de mogelijkheid tot gedeeltelijke terugbetaling via de mutualiteit.

Beslissing: Geef de cliënt de ruimte om er eventueel een nachtje over te slapen, of plan direct de intake.

Stap 3: De administratieve opstart (Helderheid vooraf)

Zodra de cliënt 'ja' zegt, stuur je een welkomstmail. Dit geeft structuur en rust.

Bevestiging: Bevestig de datum, tijd en locatie (in de praktijk, online, al wandelend of aan huis).

Intakeformulier / Vragenlijst: Stuur een kort formulier mee. Vraag naar persoonsgegevens, contactpersoon in nood, de gezinssituatie en de datum van het verlies. Dit bespaart kostbare tijd tijdens de live intake.

Algemene voorwaarden & Privacy (GDPR): Laat de cliënt akkoord gaan met jouw voorwaarden (denk aan de annuleringstermijn van 24 of 48 uur) en de privacyverklaring.

Stap 4: De Intake / Eerste sessie (Ruimte maken)

De eerste officiële sessie (vaak 75 tot 90 minuten) staat in het teken van landen en het verhaal vertellen.

Onthaal: Zorg voor een rustige, veilige ruimte met water, thee en tissues.

Het verhaal: Geef de cliënt alle ruimte om te vertellen over de overledene (wie waren ze vroeger met z'n achten, hoe is het verlies gegaan?).

Hulpvraag formuleren: Wat hoopt de cliënt uit de begeleiding te halen? (Bijv. "Weer kunnen functioneren op het werk", of "Leren omgaan met de golven van verdriet").

Stap 5: Contractering en Dossieropbouw (Achter de schermen)

Dossier: Maak direct na de eerste sessie een (beveiligd) digitaal dossier aan. Noteer belangrijke data (verjaardagen, sterfdag) en de essentie van het verhaal.

Facturatie: Stuur de factuur (of laat via Payconiq betalen als de sessie heeft plaatsgevonden). Bezorg bij betaling meteen het formulier voor de mutualiteit/ziekenfonds.

Stap 6: Het traject vervolgen

Evaluatie: Evalueer na een sessie of 3 à 4 samen hoe het gaat. Rouw is niet lineair, dus de hulpvraag kan gaandeweg veranderen.

Tip voor jouw praktijk: Omdat je ook met het thema 'samengestelde gezinnen' en verlies werkt (zoals bij The 8 Team), kan het handig zijn om in het intakeformulier specifiek te vragen naar de huidige gezinsdynamiek. Dit geeft je vooraf al heel veel waardevolle context.